Organisaties verwaarlozen nog té vaak hun interne communicatie. De grote hap van het communicatiebudget is meestal voor externe communicatie voorbehouden. Wat dan wrevel opwekt bij de medewerkers. Waar loopt het mank met interne communicatie? En hoe kan je dit verhelpen?
Waarin verschillen interne en externe communicatie van elkaar? Of ... Wat hebben ze gemeen?
Heldere boodschap
Interne communicatie heeft net als externe communicatie aan weerszijden een zender en een ontvanger, met daartussen een boodschap die je overbrengt van de ene naar de andere kant. Met andere woorden, het woordje ‘intern’ en het woordje ‘extern’ zijn bijkomstig. Zowel bij interne als externe communicatie is het essentieel dat de boodschap helder is, zodat de ontvanger weet wat hij met die inhoud moet/kan doen.
Denkfout
Is externe communicatie belangrijker dan interne? Neen. Dat is helaas wel een denkfout die bedrijven vaak begaan. Waarom niet? Wel, net als een goede externe communicatie, bepaalt interne communicatie het succes van een organisatie. Alleen lijkt externe communicatie veel belangrijker voor het vertrouwen van je klant, de reputatie van je merk en uiteindelijk je omzet.
Verdomhoekje
Het gevolg: organisaties halen voor klanten en andere (externe) belanghebbenden alles uit de kast en de interne communicatie verdwijnt in het verdomhoekje. Heel wat bedrijven slagen er zelfs niet in om een foutloze e-mail in mekaar te boksen. En dat is spijtig. Een degelijke interne communicatie zorgt ervoor dat je bedrijf beter functioneert en dat je medewerkers productiever zijn, zeker in post-COVID-tijden.
Kijk uit voor deze 6 valkuilen!
Waar loopt het fout? En wat doe je eraan?
1. Er is geen verantwoordelijke voor de interne communicatie
In heel wat, meestal kleinere organisaties is er niemand die officieel instaat voor het luikje interne communicatie. Maar als niemand de lead neemt, gebeurt er niets. Het is dan de general manager zelf die tussendoor de belangrijkste boodschappen meedeelt, vaak tijdens de koffiepauze.
In grotere bedrijven is de hr-manager verantwoordelijk voor interne communicatie, en valt externe communicatie in het bakje van de pr- of marketingafdeling. Maar waarom zou je niet iedereen bij je interne communicatie betrekken?
2. Interne communicatie is niet opgenomen in de strategie
Interne communicatie is iets dat je kan plannen, net als je dat doet voor andere content. Wie communiceert wat, op welk moment? En, niet onbelangrijk: waarom? Een plan heeft meestal een verantwoordelijke, en dat brengt ons dus weer naar het vorige punt.
Een plan kan je ook evalueren, en daardoor behoort het meteen tot de strategie van je organisatie. Stippel dus een vruchtbaar intern communicatiebeleid uit. Gebruik bijvoorbeeld een documentsjabloon en tools voor je planning en je content. Net zoals je dat zou doen voor je externe communicatie.
3. Enkel het slechte nieuws communiceren
Een van de allergrootste fouten die organisaties maken, is dat ze alleen slecht nieuws delen. Vergeet niet dat je medewerkers best ook eens mogen horen als het goed gaat. Deel dus niet alleen je miserie, maar ook je successen.
Een boodschap die meer vragen en dus meer geruchten en verwarring oproept, wil je absoluut vermijden. Slecht nieuws communiceren is een kunst. Vertel altijd waarom je iets onaangenaams meedeelt. Wees specifiek over het probleem, maar viseer niemand persoonlijk. En probeer ook de positieve punten te benaderen, bijvoorbeeld bij een verandering.
4. Eenzijdige communicatie: enkel top-down
Communicatie tussen een zender en een ontvanger verloopt in twee richtingen. Dus niet alleen top-down, maar zeker ook bottom-up en zijwaarts tussen verschillende afdelingen, diensten …
Door de communicatie in alle richtingen te laten lopen, en dus ook feedback te krijgen vanop het terrein, betrek je je medewerkers meer bij het proces. En daardoor zijn ze meer gemotiveerd. En productiever. Wat wil je nog meer?
5. Te veel of te weinig communiceren
Een waterval aan mails of ijzige stilte. Sommige organisaties vinden maar moeilijk de balans. Ofwel communiceren ze te veel, ofwel te weinig. Doseer dus!
Communiceer je te veel, dan gaat de boodschap op de duur verloren in de massa. Je medewerkers worden immuun voor info waardoor je boodschap te weinig gewicht krijgt. Te weinig communiceren heeft vaak iets hulpeloos. Meestal licht je dan dingen uit die helemaal niet zo belangrijk zijn, maar plots te veel gewicht krijgen.
6. Eentalige communicatie die anderstaligen niet begrijpen
Veel bedrijven in België hebben anderstalige medewerkers in dienst. Voer je interne communicatie dan zeker in meerdere talen. Daarvoor kan je gerust een vertaalbureau inschakelen. Zo vertalen wij bij IBIS communications de interne communicatie van een aantal bedrijven met zowel Franse, Engelse als Nederlandse medewerkers.